| ||
| | |
Powrót
|
1 strona
Forum
|
Zarządzanie
|
Eksport
|
Linki
|
Autorzy
Kontakt
Szukaj
|
| |
| |
|
| |
|
|
|
| Przygotowania |
 |
|  | ||||||
| |
dr Henryk Czubek
Biuro Doradztwa Gospodarczego AUREUS ul. Ks. Bp. Bandurskiego 22/10 31-515 Kraków tel: 12 412-15-75 fax: 12 294-16-45 | | | ||||
 | |  | ||||||
| ||||||||
| Standaryzacja procedur w eksporcie. | |
|
|
| Znaczenie standaryzacji procedur |
|
|
Mimo, że działalność w zakresie eksportu postrzegana jest często w kategoriach wymykających się jakiemukolwiek szablonowemu ujęciu, to niezbędne jest prowadzenie tych spraw w sposób usystematyzowany i udokumentowany. W przeciwnym wypadku nie jest się w stanie korzystać z doświadczeń gromadzonych w trakcie tej działalności i często trzeba ponownie rozwiązywać problemy, które już raz zostały usunięte. Oznacza to, że niezbędne jest opracowanie, zatwierdzenie i wdrożenie obowiązujących w firmie standardowych procedur dotyczących zarówno analityczno-diagnostycznych aspektów funkcjonowania eksportu, jak i schematów postępowania w działalności operacyjnej.
Dobrze funkcjonujący i generujący właściwe impulsy dla operacji handlu zagranicznego system wzajemnie powiązanych procedur, określających zasady postępowania przy rozwiązywaniu konkretnych problemów operacyjno-analitycznych, może stać się jednym z kluczowych katalizatorów sukcesu w stosunkach z zagranicą. Powodzenie w prawidłowym funkcjonowaniu procedur uzależnione jest od rodzaju i efektywności struktury organizacyjnej komórek odpowiedzialnych za prowadzenie eksportu w firmie. Nie jest to jednak przedmiotem obecnej analizy i została w tym zakresie zgromadzona obfita literatura zagraniczna i polska .
Należy jednak traktować taki system procedur jako jedno z ważniejszych narzędzi planowania działalności i jego brak lub nieskuteczne stosowanie będzie miało rezultat w postaci suboptymalnego wykorzystania szans kryjących się w utrzymywaniu przez poszczególne firmy gospodarczych kontaktów z zagranicą.
Ukazanie roli standardów i procedur w działalności eksportowej firmy zawarte jest na Schemacie nr 1.
|
|
| Umiejscowienie procedur w fazach transakcji |
|
|
Punktem wyjścia do opracowania i wdrożenia procedur dotyczących działań związanych z realizacją eksportu w firmie powinno być wyodrębnienie poszczególnych faz transakcji sprzedaży towarów na rynkach zagranicznych. W ślad za literaturą przedmiotu zawarcie transakcji eksportowej może być przedstawione w dziewięciu fazach:
Na każdym z tych etapów występują powtarzalne w poszczególnych transakcjach działania, które mogą być przedmiotem standaryzacji i ujednolicenia w ramach funkcjonowania działu eksportu. Tak jak fazy transakcji eksportowej można rozdzielić na etapy bardziej związane z działalnością analityczno-diagnostyczną lub etapy, gdzie konieczne jest wykonanie konkretnych działań operacyjnych, tak też i odpowiednie procedury oraz standardy postępowań można rozgraniczyć na dwie analogiczne w sposobie zróżnicowania podgrupy.
Na obszar procedur analityczno-diagnostycznych składają się działania określane ogólnie mianem badania rynków zagranicznych. Dotyczy to w tym samym wymiarze strony makroekonomicznych i administracyjnych uwarunkowań działalności firmy na rynkach obcych, jak i jej bezpośrednich relacji z konkretnymi klientami. Z drugiej strony cały materiał analityczny odpowiednio opracowany i z właściwie sformułowanymi wnioskami powinien służyć skutecznemu prowadzeniu działalności operacyjnej w eksporcie. W ramach działalności operacyjnej można wyróżnić m.in. następujące grupy działań, które mogą podlegać unifikacji i standaryzacji: zasady ogólnej oferty dla zagranicznych kontrahentów, sekwencja działań podczas pozyskiwania konkretnego zlecenia i negocjacji kontraktu, schemat czynności do wykonania przed wyjazdem na delegację zagraniczną w celach akwizycji, zasady postępowania obowiązujące w trakcie delegacji, sposoby podsumowania i zamknięcia wyjazdu zagranicznego, reguły przyjmowania zagranicznych kontrahentów w firmie.
Można więc pokusić się o pogrupowanie odpowiednich procedur i standardów działań wg poszczególnych faz transakcji eksportowych. Przedstawione jest to w tabeli nr 1:
Tabelka nr 1
| Fazy transakcji eksportowej | Rodzaj procedur do stosowania |
| Działania marketingowe, zwłaszcza promocyjne związane z rozpoznaniem rynku | Procedura badania rynku Tabele analiz rynku Niezbędne informacje o klientach Karta Klienta Oferta dla zagranicznych klientów Propozycja standardowego kontraktu |
| Ustalenie rozmiarów i struktury produkcji mogącej być przedmiotem sprzedaży | |
| Sporządzenie tzw. kalkulacji wstępnej i ustalenie ceny ofertowej | |
| Sporządzenie oferty eksportowej | |
| Negocjowanie ostatecznych warunków | Schemat czynności do wykonania przed wyjazdem na delegację zagraniczną w celach akwizycji Zasady obowiązujące w trakcie delegacji Sekwencja działań podczas pozyskiwania konkretnego zlecenia i negocjacji kontraktu eksportowego Przyjmowanie zagranicznych kontrahentów |
| Zawarcie kontraktu | |
| Realizowanie transakcji eksportowej | Zasady przeglądu umowy |
| Rozliczenie transakcji eksportowej | Sposób podsumowania i zamknięcia wyjazdu |
| Kontrola likwidacyjna transakcji | Karta rozliczenia transakcji |
|
|
| Klasyfikacje procedur eksportowych |
|
|
Jak już zostało wcześniej wspomniane możliwe jest przeprowadzenie różnego rodzaju klasyfikacji procedur, które powinny być stosowane w działalności eksportowej. Wydaje się, że podstawowe rozróżnienie zawiera się w podziale na procedury dotyczące działalności analitycznej i operacyjnej. Można też uwzględniać usytuowanie danych procedur w zakresie powiązań danej firmy ze światem zewnętrznym. Występują wtedy procedury ukierunkowane głównie na sterowanie wewnętrznymi procesami w danej firmie lub też procedury mające na celu odpowiednie kształtowanie interakcji pomiędzy firmą eksportującą a jej klientami na rynkach zagranicznych. Kolejna klasyfikacja to rozdział pomiędzy procedurami sterującymi gromadzeniem i archiwizowaniem informacji oraz procedurami odpowiedzialnymi za prawidłowy przebieg realnej działalności poszczególnych firm.
Oczywiście poszczególne klasyfikacje zachodzą wzajemnie na siebie i ich stosowanie uzależnione jest od priorytetu, którego osiągnięcie zakładane jest w ramach posługiwania się odpowiednią procedurą. Zbiorcze zestawienie klasyfikacji wszystkich procedur zawiera się w tabeli nr 2.
|
|
| Prezentacja procedur z sektora telekomunikacyjnego |
|
|
Po dokonaniu przeglądu klasyfikacji procedur oraz umiejscowieniu ich w ramach działalności eksportowej przedsiębiorstwa przedstawiona zostanie w kolejności zawartość poszczególnych procedur oraz zasady wzajemnych powiązań pomiędzy nimi. Zaprezentowane poniżej procedury stosowane są w praktyce działalności eksportowej największej polskiej firmy w branży produkcji połączeń i zakończeń kabli telekomunikacyjnych oraz obudów dla tych celów.
Tabelka nr 2
| Konkretne procedury i schematy postępowania | Klasyfikacja nr I | Klasyfikacja nr II | Klasyfikacja nr III | |||
| analityczne | operacyjne | wewnętrzne | interakcyjne | archiwizacja i prowadzenie dokumentacji | realna działalność | |
| Procedura badania rynku | tak | tak | tak | |||
| Tabele analiz rynku | tak | tak | tak | |||
| Niezbędne informacje o klientach | tak | tak | tak | |||
| Karta Klienta | tak | tak | tak | |||
| Schemat czynności do wykonania przed wyjazdem na delegację zagraniczną w celach akwizycji | tak | tak | tak | |||
| Zasady obowiązujące w trakcie delegacji | tak | tak | tak | |||
| Sposób podsumowania i zamknięcia wyjazdu | tak | tak | tak | |||
| Sekwencja działań podczas pozyskiwania konkretnego zlecenia i negocjacji kontraktu eksportowego | tak | tak | tak | |||
| Przyjmowanie zagranicznych kontrahentów | tak | tak | tak | |||
| Oferta dla zagranicznych klientów | tak | tak | tak | |||
| Propozycja standardowego kontraktu | tak | tak | tak | |||
| Zasady przeglądu umowy | tak | tak | tak | |||
| Karta rozliczenia transakcji | tak | tak | tak | |||
 | Procedury badania rynku. |
Pierwszym elementem określającym zasadność stosowania danej procedury jest sprecyzowanie celu, któremu służy odpowiedni schemat postępowań. Tak jest też w przypadku procedury badania rynku. Celem tej procedury jest uregulowanie odpowiedzialności oraz przebiegu prac podczas badania rynku zagranicznego. Dalej należy określić zakres stosowania, którym w tym przypadku są odpowiednie działy marketingu i sprzedaży analizowanego przedsiębiorstwa.
Kolejną pozycją w ramach sformalizowanej procedury badania rynku jest zestaw definicji zawierających wyjaśnienie takich pojęć jak:
Również w tym zakresie należy sprecyzować sposoby i rodzaje prowadzonych rozmów w tej dziedzinie.
Następnie powinno zostać stwierdzone na kim spoczywa odpowiedzialność za przestrzeganie tej procedury. Należy w tym miejscu wyszczególnić przede wszystkim następujące osoby:
W kwestii określenia sposobu postępowania należy najpierw określić docelowe rynki zagraniczne, a następnie rozpocząć zbieranie informacji rynkowych na temat danego kraju poprzez stosowanie zarówno podejścia desk research jak i field research. Jeżeli dany rynek zagraniczny obsługiwany jest przez pośrednika handlowego, to ciężar zbierania informacji n.t. poszczególnych klientów i konkurentów spoczywa na nim. Menedżerowie ds. eksportu są zobowiązani przekazać pośrednikowi pisemnie wymagania firmy, co do zbierania informacji rynkowych, a następnie egzekwować ich zbieranie i wstępną analizę. Jeżeli pośrednik handlowy ma wyłączność na dany kraj, wymagania firmy co do zbierania i przekazywania informacji handlowych powinny zostać uregulowane w umowie handlowej. Przekazane przez pośrednika informacje, analizy i wnioski są sprawdzane, weryfikowane i analizowane dogłębnie przez menedżerów ds. eksportu. Jeżeli na danym rynku zagranicznym nie ma pośrednika handlowego, zbieraniem informacji rynkowych zajmują się bezpośrednio menedżerowie ds. eksportu. W obu przypadkach, menedżerowie ds. eksportu zbierają informacje niezbędne do wypełniania i aktualizowania tzw. karty klienta, która powinna zostać wypełniona dla wszystkich odbiorców zagranicznych - klientów i pośredników handlowych.
Ostatnim etapem w procedurze badania rynku jest agregacja i analiza zebranych informacji rynkowych, a następnie wyciąganie wniosków. Powinno się korzystać w tym celu ze specjalnego formatu "Tabel analiz rynku". Wyciągane są dzięki temu wnioski odnośnie strategii firmy, zawierania strategicznych koalicji, polityki asortymentowej, cenowej, promocji, dystrybucji, segmentacji rynku, planowanej wielkości sprzedaży w następnych okresach, planów w zakresie rozwoju produktów i procesów. Wnioski te znajdują odzwierciedlenie w rocznym planie sprzedaży, budżecie działu, planie inwestycyjnym oraz w bieżących działaniach marketingowych.
Jeżeli wnioski z badania rynku wskazują na sensowność wprowadzenia na rynek nowego produktu, zostaje powołany projekt rozwojowy zgodnie z odpowiednią wewnętrzną procedurą firmy. Jeżeli nowy produkt nie wynika z potrzeb indywidualnego klienta, ale miałby być kierowany do większej liczby klientów, konieczne jest przeprowadzenie dodatkowych badań marketingowych pod kątem tego nowego produktu. Badaniem rynku zajmuje się podzespół zespołu projektu rozwojowego. Efektem tych badań powinien być plan marketingowy dla nowego wyrobu. Plan marketingowy dla nowego produktu powinien zawierać opis potrzeb i wymagań klientów, opis produktu, docelowe rynki lub segmenty rynku, strategię marketingową w odniesieniu do kształtowania produktu, cen i dystrybucji, plan wdrożenia produktu, opis produktów konkurencyjnych, substytucyjnych i komplementarnych, plany sprzedaży i finansowe.
W ramach praktycznego stosowania procedury badania rynku wykorzystuje się kilka załączników, którymi są: karta klienta, lista kontrolna "Niezbędne informacje o kliencie", tabele analiz rynku. Zostaną one przedstawione w dalszej części opracowania.
Występują również procedury związane ze schematem czynności badania rynku. Dotyczy to: procedury "przeglądu umowy", procedura "prowadzenie projektów rozwojowych", procedura "benchmarking", procedura "sporządzanie ofert dla klientów zagranicznych", "Schemat czynności do wykonania przed wyjazdem na delegację zagraniczną w celach akwizycji", "Sekwencja działań podczas pozyskiwania konkretnego zlecenia i negocjacji kontraktu eksportowego"
| | Tabele analiz rynku. |
Jako dokument pomocniczy wobec procedury analiz rynku zestawienie to powinno zawierać conajmniej następujące pozycje: ujęcie ilościowe i wartościowe popytu na wyroby firmy na danym rynku w rozbiciu na poszczególnych klientów, faktyczną podaż tych wyrobów na rynku, wyszczególnienie ewentualnych substytutów, podanie producentów lokalnych i innych dostawców z zagranicy. Ponadto w tzw. matrycy dostaw należy zestawić zużycie danego towaru na danym rynku w rozbiciu na klientów lokalnych i eksport wraz z przypisaniem pokrycia tego zużycia zapewnianego przez producentów lokalnych i import. Wypada określić główne czynniki sukcesu na danym rynku wraz z ich wagami oraz czynniki decydujące o wielkości popytu.
| | Niezbędne informacje o klientach. |
Jest to zestawienie najbardziej podstawowych informacji o klientach, jakie powinny znaleźć się bazie danych marketingowych prowadzonej przez przedsiębiorstwo i de facto dane identycznego typu są potrzebne dla analizowania rynku krajowego. Tak więc jest tu wymagane podanie następujących danych o klientach końcowych:
Ponadto należy też zebrać dodatkowe informacje odnośnie dystrybutorów (hurtowni) na danym rynku. Dotyczy to takich danych jak:
Wskazanym jest też zwrócenie uwagi na tzw. rynek wtórny czyli rynek klienta danej firmy. Odnosi się to do takich informacji jak:
Jako część informacji o kliencie należy potraktować przegląd i krytyczną analizę jego zakupów dokonywane w danej firmie. Jest tu miejsce na zastanowienie się w ramach następujących obszarów problemowych:
| | Karta Klienta. |
Większość danych numerycznych zebranych w ramach realizacji procedury "niezbędne informacje o klientach" powinna pojawić się w tzw. "karcie klienta" zawierającej podsumowanie dotychczasowych kontaktów z danym nabywcą. Oprócz powtórzenia danych teleadresowych oraz wyszczególnienia konkretnych osób mających wpływ na realizację zakupów z danej firmy należy w tym dokumencie wypełnić treścią następujące pozycje:
| | Schemat czynności do wykonania przed wyjazdem na delegację zagraniczną w celach akwizycji. |
Przedmiotem procedury są zasady i tryb postępowania w procesie przegotowywania się do wyjazdu na delegację zagraniczną w celach akwizycji. Procedura taka powinna dotyczyć zarówno działań po nawiązaniu pierwszego kontaktu, jak i działań, które muszą być przeprowadzone w momencie kiedy przygotowuje się wyjazd na zupełnie nieznany do tej pory rynek.
Procedura obowiązuje komórki firmy Spółki wymienione w określonym rozdzielniku. Procedura wyszczególnia odpowiedzialność i kompetencje osób zaangażowanych w daną działalność. Na jej podstawie dyrektor ds. handlowych jest odpowiedzialny za:
Menadżer ds. eksportu odpowiada natomiast za:
Czynności do wykonania przed wyjazdem na delegację zagraniczną w celach akwizycji są conajmniej następujące:
W przypadku, gdy zajdzie taka potrzeba menadżer ds. eksportu pozostawia zabrany w celach prezentacji towar, jako darmowe próbki, na cele badań w kraju potencjalnego klienta. Towar zostaje wówczas wywożony i odprawiony na podstawie przygotowanej faktury pro forma. Nie ma wówczas zastosowania deklaracja TP.
Równocześnie należy mieć na uwadze, że tylko w przypadku prawie, że pewnej sytuacji w odniesieniu do podpisania kontraktu i sprzedaży na eksport można dopuszczać do wyjazdu menadżera ds. eksportu na spotkanie z jednym klientem. Jeżeli ma to być wyjazd w celach wstępnej akwizycji, to trzeba go tak zorganizować, aby dziennie odbywały się minimum 2-3 spotkania z potencjalnymi klientami. Trzeba do maksimum wykorzystać najpierw kanały komunikacji listowej, faxowej, e-mailowej i telefonicznej, a dopiero na samym końcu jechać osobiście niejako na dopięcie sprawy.
Dokumenty bezpośrednio związane z tą procedurą są następujące: procedura badania rynku, tabele analiz rynku, niezbędne informacje o klientach, karta klienta.
| | Zasady obowiązujące w trakcie delegacji. |
Przedmiotem procedury jest określenie zasad postępowania podczas pobytu w delegacji zagranicznej.
W ramach tej procedury dyrektor ds. handlowych jest odpowiedzialny za:
Menadżer ds. eksportu odpowiada natomiast za:
Ponadto zalecane jest aby pierwszy wyjazd i spotkanie odbyło się na najwyższym szczeblu tj. z prezesem zarządu lub dyrektorem generalnym, gdyż takie są oczekiwania w szczególności na rynku wschodnim. Należy zadbać, aby uczestnicy delegacji byli odpowiednio ubrani i reprezentowali odpowiedni standard biznesowy. W trakcje prezentacji należy przedstawić walory firmy oraz walory wyrobów np. niższe ceny, wysoka jakość, bliskość granicy, doświadczenie współpracy z międzynarodowymi koncernami w danej branży, wysokie kwalifikacje kadry, zaplecze badawcze itp. Należy tak ukierunkować poszczególne działania, aby nastąpiło zaaprobowanie i dostarczenie pojedynczego wyrobu w celu jego przetestowania i przeprowadzenia prezentacji.
| | Sposób podsumowania i zamknięcia wyjazdu. |
Procedura zapewnia właściwe podsumowanie i zamkniecie wyjazdu zagranicznego..
W ramach tej procedury dyrektor ds. handlowych jest odpowiedzialny za:
Nie zawsze wyjazd kończy się podpisaniem kontraktu. Czasami jest to dopiero przetarcie szlaku i dopiero po przyjeździe do centrali można się zastanowić i odpowiedzieć na pytanie: co dalej? Wydaje się, że powinien to robić dyrektor ds. handlowych i kwalifikować każdy wyjazd wg jakiejś skali ocen typu: sukces bo kontrakt, sprawa w toku, należy podjąć dodatkowe działania, sprawa nie warta dalszego trudu.
Menadżer ds. eksportu odpowiada za:
Tak więc powinien być zatwierdzony określony schemat sporządzania sprawozdania i rozliczenia rezultatów delegacji zagranicznej, tak aby można było dokonywać w miarę wiarygodnych porównań pomiędzy efektywnością takich poszczególnych przedsięwzięć.
Menadżer ds. Exportu po przyjeździe z wyjazdu zagranicznego porównuje zapytanie ofertowe klienta lub plan sporządzony przed wyjazdem z własnymi "zapiskami" ze spotkań zagranicznych. Następnie sporządza sprawozdanie z uwzględnieniem:
W dalszej części sprawozdania powinien być zawarty harmonogram kolejnych działań, a szczególnie terminy i osoby odpowiedzialne za ich realizację,
| | Sekwencja działań podczas pozyskiwania konkretnego zlecenia i negocjacji kontraktu eksportowego. |
Celem procedury jest zapewnienie usystematyzowania działań podejmowanych podczas pozyskiwania konkretnego zlecenia oraz w trakcie negocjacji kontraktu.
Podczas realizacji wytycznych tej procedury dyrektor ds. handlowych jest odpowiedzialny za:
Menadżer ds. eksportu odpowiada natomiast za:
Pozyskiwanie konkretnego zlecenia następować powinno na skutek sekwencji następujących działań:
W ramach negocjacji kontraktu eksportowego menadżer ds. eksportu sporządza w oparciu obowiązujący w firmie standardowy wzór kontraktu dostosowaną do warunków szczegółowych umowę z zagranicznym partnerem, która powinna zawierać wszystkie istotne elementy dotyczące danego zobowiązania. W przypadku zagranicznych pośredników handlowych konieczne jest uregulowanie w kontrakcie kwestii wyłączności działania pośrednika na danym rynku. Dalej menadżer ds. eksportu przedstawia wzór kontraktu do rozpatrzenia i zatwierdzenia dyrektorowi ds. handlowych oraz dyrektorowi generalnemu. Ostatecznie zatwierdzony przez dyrektora ds. handlowych oraz dyrektora generalnego wzór kontraktu menadżer ds. eksportu przekazuje klientowi.
W przypadku zastrzeżeń klienta dotyczących treści kontraktu menadżer ds. eksportu wprowadza akceptowalne dla firmy poprawki do treści kontraktu. Zaakceptowany przez obie ze strony kontrakt zostaje przedłożony w dwóch kopiach do podpisania przez dyrektora generalnego. Podpisane przez dyrektora generalnego dwa egzemplarze kontraktu menadżer ds. eksportu przekazuje klientowi do podpisania. Menadżer ds. eksportu odbiera od klienta podpisany przez obie strony jeden egzemplarz kontraktu. Menadżer ds. eksportu archiwizuje kontrakt w rejestrze kontraktów i umów eksportowych, które powinny być przechowywane przez okres 3-ch lat po ich wygaśnięciu. .
| | Przyjmowanie zagranicznych kontrahentów. |
Przedmiotem procedury jest zapewnienie właściwego przyjęcia kontrahentów w firmie.
Dyrektor ds. handlowych jest w ramach tej procedury odpowiedzialny za:
Menadżer ds. eksportu odpowiada za:
Po przyjęciu kontrahentów w ustalonym wcześniej miejscu i określonej godzinie i po wzajemnym przedstawieniu się menadżera lub dyrektora handlowego następuje przedstawienie plan spotkania oraz programu pobytu. Po wzajemnym ustaleniu poszczególnych punktów program powinien zostać dwustronnie zaakceptowany.
Menadżer ds. eksportu prowadzi zapisy przez cały czas spotkania ze szczególnym uwzględnieniem dalszych ustaleń. Po wyczerpaniu programu spotkania, należy sporządzić na piśmie ustalenia dla każdej ze stron.
Na podstawie prowadzonych zapisów ze spotkania powinna być sporządzona wg określonego standardu notatka wyszczególniająca wszystkie istotne elementy i postanowienia wynikające z wizyty zagranicznych kontrahentów (pisemne ustalenia dla każdej ze stron są dokumentem wspólnym, ale taka notatka wewnętrzna jest firmowym punktem odniesienia do poruszanych spraw).
Po spotkaniu roboczym lub negocjacjach można zaproponować gościom dalsze towarzyszenie podczas obiadu czy kolacji i ewentualnie należy być przygotowanym na pełnienie w takiej sytuacji roli gospodarza-zapraszającego. Spotkanie przy kolacji powinno mieć z natury charakter "luźny".
Należy się zawsze zastanowić, czy wskazane jest pokazanie gościom części stanowisk produkcyjnych firmy, a przynajmniej tych, które stanowią o atrakcyjności jej wyrobów. Oznacza to konieczność fachowego przewodnictwa i zapewnienia porządku na oddziałach produkcyjnych.
Przy pożegnaniu kontrahentów wskazana jest obecność Prezesa czy dyrektora handlowego. Należy pamiętać o drobnym upominku dla każdego uczestnika kontrahenta.
| | Oferta dla zagranicznych klientów. |
Celem procedury jest zapewnienie, że potrzeby klienta zostaną prawidłowo rozpoznane, określone i udokumentowane, natomiast oferta, która zostanie do niego skierowana będzie zawierała istotne elementy.
Podczas realizacji tej procedury istotną rolę mają do spełnienia nie tylko dyrektor ds. handlowych i menadżer ds. eksportu ale również szef narzędziowni, szef centrum produkcji i szef logistyki.
W ramach tej procedury dyrektor ds. handlowych jest odpowiedzialny za:
Szef narzędziowni odpowiada za:
Szef centrum produkcji odpowiada za:
Szef Logistyki odpowiada za:
Menedżer ds. eksportu odpowiada za:
W ramach realizacji tej procedury najpierw następuje rejestracja zapytania ofertowego otrzymywanego w wyniku działalności marketingowej i kontaktów z potencjalnymi klientami. Menadżer ds. eksportu rejestruje każde zapytanie ofertowe na wyroby katalogowe i prototypowe lub wykonanie usługi w rejestrze zapytań ofertowych klientów zagranicznych
Dalej następuje przegląd zapytania ofertowego, które są klasyfikowane wg następujących grup wyrobów:
Opracowanie oferty ogólnej dla klienta zagranicznego na wyroby katalogowe zaczyna się od oceny kompletności zapytania ofertowego klienta dokonywanej przez menadżera ds. eksportu. Tak więc poprawne zapytanie ofertowe powinno zawierać: nazwę i adres klienta, określenie typu i nazwy wyrobu, przewidywany termin dostawy i jej wielkość. Następnie na zapytanie ofertowe klientowi zostaje złożona oferta ogólna, której opracowaniem kieruje menadżer ds. eksportu.
Oferta Ogólna powinna zawierać:
Również w przypadku zapytania ofertowego klienta na wyroby prototypowe oceny kompletności dokonuje menedżer ds. eksportu. Takie zapytanie ofertowe powinno zawierać:
Na zapytanie ofertowe klientowi zostaje złożona oferta indywidualna. Opracowaniem oferty indywidualnej kieruje Menedżer ds. eksportu.
W celu opracowania oferty indywidualnej menedżer ds. eksportu emituje formularz przegląd umowy i przekazuje go do szefa centrum produkcji, który po dokonaniu analizy włącza w proces opracowania oferty dział konstrukcyjny.
Jeżeli modyfikacja istniejące wyrobu tego wymaga, szef centrum produkcji wspólnie z głównym konstruktorem powołują ad hoc zespół projektowy, który może składać się z konstruktora, mistrza oraz przedstawicieli zaopatrzenia, marketingu i produkcji. Zespół dokonuje przeglądu wymagań klienta pod względem kompletności danych, możliwości realizacji, opłacalności, konieczności ewentualnych zakupów. W wyniku pozytywnego przeglądu wymagań klienta, zespół projektowy sporządza założenia techniczno-ekonomiczne.
Na podstawie założeń techniczno-ekonomicznych zespół projektowy opracowuje ofertę dla klienta. Oferta, po zatwierdzeniu przez głównego konstruktora i szefa centrum produkcji, przekazywana jest menedżerowi ds. eksportu. Opracowany projekt oferty indywidualnej wraz z formularzem przegląd umowy menedżer ds. eksportu przedstawia do wykonania przeglądu i zatwierdzenia przez dyrektora ds. handlowych. Po zatwierdzenia oferta jest rejestrowana w rejestrze zapytań ofertowych klientów zagranicznych, kopia archiwowana w dziale marketingu, a oferta wysyłana do klienta.
Złożenie oferty indywidualnej na wyroby standardowe oraz potwierdzenie realizacji zamówienia winno być dokonane w terminie do 3 dni od momentu wpłynięcia zapytania / zamówienia. oferta indywidualna powinna zawierać elementy charakterystyczne wymienione wcześniej w ramach oferty ogólnej.
Jeżeli zapytanie ofertowe dotyczy usług wykonywanych przez dział narzędziowni to za powołanie i kierowanie zespołem projektowym oraz przygotowanie oferty odpowiada Szef Narzędziowni.
W przypadku konieczności opracowania oferty indywidualnej na wyroby prototypowe będące całkowicie nowymi produktami dla firmy następuje uruchomienie tzw. projektu rozwojowego, którego procedura działania opisana jest w odrębnym dokumencie.
Procedura sporządzania oferty powiązana jest z całym szeregiem innych dokumentów, którymi są:
| | Zasady przeglądu umowy. |
Celem tej procedury jest zapewnienie aby podejmowane przez firmę zobowiązanie do dostarczenia określonych wyrobów było realne i wykonywalne w uzgodnionym terminie przy zapewnieniu odpowiedniej jakości dostaw.
Jest to taka karta obiegowa danej transakcji, która zawiera wyszczególnienie jej najważniejszych elementów i miejsce na zatwierdzenie oraz przyjęcie do wykonania przez osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy realizacyjne.
Dotyczy to zarówno elementów technicznych, jak i spraw ekonomiczno-prawno-organizacyjnych, których spełnienie gwarantuje pozytywne zatwierdzenie umowy. Taki przegląd umowy (kontraktu) powinien następować przed ostatecznym jej zawarciem i jest potwierdzeniem faktu, że wszystkie komórki, odpowiedzialne za dany kontrakt, są świadome przyjętych na siebie obowiązków.
| | Propozycja standardowego kontraktu. |
Taki dokument powinien być zawsze wyjściową propozycją do redagowania ostatecznej treści umowy z kontrahentem zagranicznym. Ta standardowa wersja kontraktu powinna bazować na powszechnie akceptowalnych normach i zwyczajach funkcjonujących w handlu zagranicznym, które są zaadaptowane dla konkretnych potrzeb analizowanej firmy. Powinny się w niej znaleźć wszystkie podstawowe i uzupełniające klauzule kontraktowe zredagowane w sposób możliwie najkorzystniejszy dla firmy. Są one następnie w trakcie negocjacji z kontrahentami zagranicznymi modyfikowane na zasadzie osiągania kompromisu pomiędzy interesami obu stron. Bardzo istotne jest, aby eksporter występował jako pierwszy ze swoją wersją kontraktu i jego klauzul, gdyż dzięki temu od razu wytycza korzystną ze swojego punktu widzenia ścieżkę realizacji dostaw dla zagranicy. Natomiast kontrahenci zagraniczni chcąc bronić swoich interesów muszą zaprezentować równie spójny dokument lub też modyfikacje przedstawionej im wersji kontraktu, lecz zawsze już punktem odniesienia pozostaje pierwotna wersja kontraktu, jaka została przekazana przez eksportera .
| | Karta rozliczenia transakcji. |
Po zakończeniu każdego kontraktu eksportowego powinien następować moment jego retrospektywnej analizy. Głównym celem takiego postępowania jest wzmocnienie tych elementów w działalności firmy, które przyczyniają się do jej wzmocnienia na rynkach zagranicznych oraz usunięcie słabości blokujących skuteczny rozwój tej obecności.
Tak więc każdy zrealizowany kontrakt trzeba poddać przeglądowi z punktu widzenia wszystkich kluczowych elementów, jakie były pierwotnie zakładane i zostały w nim zapisane. Jest tu miejsce na zastanowienie się nad następującymi kwestiami:
Te i inne zagadnienia powinny zostać poruszone w standardowym szablonie oceny transakcji, gdyż tylko wtedy będzie można wyciągnąć odpowiednie wnioski i w sposób planowy kształtować realizację podobnych kontraktów w przyszłości.
|
|
| Podsumowanie |
|
|
Przedstawione w artykule usytuowanie procedur i standardów postępowania w działalności eksportowej poszczególnych firm oraz przegląd funkcjonujących procedur w odniesieniu do firmy produkcyjnej w sektorze telekomunikacji pozwala na wstępne zorientowanie się w bardzo obszernej tematyce poruszanych problemów.
Głównym celem wdrożenia i stosowania takich procedur w poszczególnych firmach powinna być chęć wyeliminowania marginesu błędu popełnianego w prowadzonych działania w zakresie eksportu i oparcie tych działań na sprawdzonej i zweryfikowanej przez praktyczne doświadczenia wiedzy z tego zakresu. Unika się dzięki temu powtarzania tych samych czasami mało efektywnych działań i maksymalizuje się ich pozytywne rezultaty. Równocześnie trzeba sobie jednak zdawać sprawę, że takie wyspecyfikowanie i wdrożenie odpowiednich procedur będzie odpowiedzią na zaledwie część problemów pojawiających się w trakcie działalności eksportowej. Będziemy dzięki temu eliminowali problemy i błędy, które są nie jako typowe oraz powtarzalne.
Zawsze jednak należy się liczyć z tym, że trzeba będzie rozwiązać problemy jeszcze niezbadane, takie na które nie mamy gotowej recepty w postaci wcześniej opracowanej procedury. Wtedy jednak też przy wykorzystaniu posiadanej wiedzy, zgromadzonego doświadczenia będziemy mogli starać się podejść do takich zagadnień w sposób profesjonalny. Ta fachowość w zajmowaniu się nowymi zagadnieniami będzie również wzmocniona właśnie poprzez konsekwentne stosowanie wcześniej wdrożonych procedur.
|  | |
| ||
| |
1 strona
Powrót
Góra strony
Napisz do nas
|
